Artículo por: Mauricio Espitia Abogado asociado Jaramillo & Asociados Lunes, 23 de noviembre de 2020
La legislación Nacional es bastante clara al determinar qué; todo aquel que sea responsable de datos personales está obligado a adoptar políticas internas; no solo jurídicas, sino también operacionales y tecnológicas para su debida gestión y protección. Esto en aras de contar con la capacidad de demostrarle a la entidad reguladora (SIC) en el momento que esta lo requiera, que existe un compromiso reflejado en gestión y acción de proteger todos los datos personales a los cuales la compañía tenga acceso como responsable.
El artículo 27 del Decreto 1377 de 2013 exige que las ya mencionadas políticas garanticen lo siguiente:
– La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del responsable para la adopción e implementación de políticas consistentes con la Ley.
– La adopción de mecanismos internos para poner en practica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación.
– La adopción de procesos para la atención y respuestas a consultas, peticiones y reclamos de los titulares de los datos personales, respecto a cualquier aspecto de su tratamiento.
En cada compañía deben existir elementos esenciales para el desarrollo, implementación y seguimiento de un programa integral de gestión de datos personales. Inicialmente, debe existir un compromiso de la organización, viniendo desde los órganos directivos más altos, adelantando la creación de cargos enfocados a la gestión y tratamiento de los datos, a su vez, monitoreando y estando atentos a los informes que se presente respecto a este asunto. Es fundamental que dentro estos nuevos cargos exista el de oficial de protección de datos, que como su nombre lo dice, debe ser quien se encargue enteramente de ejercer dicha función; la presentación de informes es uno de los mecanismos más preponderantes al momento de demostrar que existe un compromiso y una gestión responsable en la protección de los datos personales, estos informes deben indicar todo lo ocurrido durante el período de tiempo que se determine respecto a la información captada y tratada.
Ejercer un control sobre el programa de gestión de datos personales es otro elemento esencial, a través de procedimientos operacionales que demuestren el recorrido que sufre cada dato dentro de la organización; se debe también mantener actualizado el inventario de las bases de datos con la información personal que se capte; tener unas políticas internas en pro de la protección de datos, políticas que cada empleado o miembro de la compañía debe conocer; sistemas de administración de riesgos asociados al tratamiento de datos personales, se deben conocer y manejar los riesgos que pueden correr las bases de datos, contar con la estructura proporcional al tamaño de la compañía para menguar esos riesgos y enfrentarlos en el momento que se puedan presentar; tener formados y educados a todos los empleados respecto al estricto manejo que se le debe dar a la información que contenga datos personales, y tener una política de uso y tratamiento de datos bien estructurada, de manera que cada titular al momento de conocerla logre su entendimiento pleno.
Todos estos procedimientos, aunque parezcan complejos, pueden ser abordado de la mejor manera de la mano de expertos, por ello, nuestra firma cuenta con un amplio clúster donde podrá encontrar la mejor asesoría.